'
Tachograph - Service Partner
10 Jahre VDO - Urkunde
 

Archivierungssysteme für Kfz gewährleisten gesetzeskonforme Archivierung

Erstellt am: 19.12.2017
Archivierungssysteme für Kfz

Der Gesetzgeber schreibt nicht nur das regelmäßige Auslesen der vom digitalen Tachografen aufgezeichneten Daten und der Daten auf der Fahrerkarte vor, sondern auch deren Archivierung. Intelligente Archivierungssysteme für Kfz unterstützen Sie bei der gesetzeskonformen und damit rechtlich sicheren Aufbewahrung der ausgelesenen Daten.


Was sagt das Gesetz zur Archivierung von Fahrzeug- und Lenkdaten?

Da sowohl Fahrerkarte wie auch Massenspeicher eines digitalen Tachografen eine begrenzte Speicherkapazität aufweisen, müssen die angesammelten Daten in regelmäßigen Intervallen ausgelesen und archiviert werden.

  • Fahrerkarte immer nach 28 Tagen
  • Massenspeicher alle drei Monate

Bedenken Sie, dass es nicht ausreicht, die Daten auszulesen und zu archivieren. Sie müssen durch das Unternehmen gewissenhaft auf die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten geprüft werden. Erkennen Sie als Unternehmen Verstöße gegen diese Vorgaben, sind Sie dazu verpflichtet, den Fahrer darüber zu informieren, zu ermahnen und durch entsprechende Maßnahmen dafür Sorge tragen, dass es zu keinen weiteren Verstößen kommt.

Nach dem Auslesen und der Durchsicht auf mögliche Verstöße gegen die Lenk- und Ruhezeiten besteht für die Daten für einen per Gesetz definierten Zeitraum Aufbewahrungspflicht. Sie müssen sie also archivieren. Im Idealfall nutzen Sie dafür Archivierungssysteme für Kfz und profitieren zusätzlich von den zahlreichen wichtigen Zusatzfunktionen dieser Systeme.


Folgende Aufbewahrungsfristen gibt der Gesetzgeber für die Daten aus digitalen Tachografen und für Tachoscheiben vor:

  • Allgemeine Aufbewahrungsfrist 1 Jahr; läuft diese vor März ab, dann verlängert sich der Zeitraum bis zum 31. März des Jahres, in dem die Frist abläuft.
  • Eine erweiterte Aufbewahrungspflicht kommt dann zum Tragen, wenn die Informationen als Arbeitszeitnachweis dienen. In diesem Fall ist die dafür vorgegebene Aufbewahrungspflicht von mindestens zwei Jahren einzuhalten.
  • Dienen die Daten als Ursprungsbeleg für die Lohnabrechnung, ist eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vorgegeben; beginnend mit dem 1. Januar des Folgejahres.
  • Für den Nachweis zur Beitragsberechnung der Sozialversicherung müssen die Informationen mindestens vier Jahre aufbewahrt werden.

Wichtig: Erstellen Sie immer eine Sicherungskopie der archivierten Daten auf einem separaten Datenträger- dies ist gesetzlich vorgegebenen.


Archivierungssysteme für Kfz erhöhen die Effizienz

Die Archivierungssysteme für Kfz gibt es in verschiedensten Ausführungen. Dazu zählen einfache Archivierungssysteme für Kfz genauso wie webbasierte Lösungen mit den Funktionen eines kompletten Flotten-Managementsystems. Für welches Archivierungssystem Sie sich entscheiden, hängt vor allem von der Größe des Fuhrparks ab.

Die unkompliziertesten Archivierungssysteme für Kfz sind jene für Tachoscheiben. Sie werden einfach in chronologischer Reihenfolge, sortiert nach Fahrern, während des vorgegebenen Zeitraums archiviert. Die Aufbewahrung erfolgt sicher vor Beschädigung.

Anders gestaltet sich die Archivierung der Daten digitaler Tachografen. Hier kommen anspruchsvolle Archivierungssysteme mit zahlreichen Funktionen zum Einsatz. Bereits einfache Archivierungssysteme für Kfz weisen eine Vielzahl hilfreicher Funktionalitäten auf. Dies ist unter anderem ein Argument, das für den Einbau eines digitalen Tachografen spricht. Denn moderne Archivierungssysteme für Kfz leisten einen wichtigen Beitrag zur allgemeinem Effizienz bei der Verwaltung und Kontrolle der Daten.


Diese Archivierungssysteme für Kfz stehen zur Auswahl

Grundsätzlich muss zwischen zwei verschiedenen Varianten unterschieden werden. Zur Auswahl stehen Archivierungssysteme für Kfz, deren Software direkt auf dem PC im Unternehmen installiert wird. Alternativ bietet sich die webbasierte Lösung an. Diese erfordert keine Softwareinstallation, da Sie auf die für Sie verfügbaren Funktionen über das Internet zugreifen.

Ein Thema ist die Anzahl der Fahrer, die Sie mit dem Archivierungssystem verwalten. Ein Punkt, der sich vorwiegend auf die anfallenden Kosten auswirkt. Denn vor allem kleine Unternehmen mit einem bis maximal fünf Fahrern legen häufig großen Wert auf Archivierungssysteme für Kfz mit reduziertem Leistungsumfang. Dabei handelt es sich bevorzugt um Software zur Installation auf dem PC, da webbasierte Lösungen zumeist durch die jährlichen Folgekosten teurer sind.

Als weitere Alternative steht die Auslagerung der Archivierung an einen Drittanbieter zur Wahl, der die Datenarchivierung für Sie übernimmt. Inwiefern dies jedoch für Ihr Unternehmen tatsächlich in Frage kommt, kann nur eine detaillierte Berechnung der Kosten darstellen.


Archivierungssysteme für Kfz und ihre Funktionen

Sogar einfache Archivierungssysteme für Kfz bieten zum Teil umfangreiche Funktionen in der Basisversion oder als optional wählbare Features. Vor allem webbasierte Archivierungslösungen ermöglichen dadurch einen hohen Individualisierungsgrad entsprechend der Anforderungen des Unternehmens.


Die wichtigsten Funktionen, die Archivierungssysteme für Kfz aufweisen sollten:

  • Datenübernahme von allen digitalen Tachografen
  • Datensicherung gemäß der gesetzlichen Vorgaben
  • Dateierstellung zur behördlichen Vorlage oder Weitergabe
  • Verschiedenste Berichte und Auswertungen zu
  • Lenkzeiten, Ruhezeiten etc.
  • Automatische Verstoßkontrolle und Auswertung unter Berücksichtigung der EU-Sozialvorschriften.
  • Terminkalender und Terminerinnerungen an verschiedene Überprüfungen wie Gesundheitsprüfungen des Fahrers, TÜV oder AU.


Dies ist nur ein Auszug der wichtigsten Funktionen, die Archivierungssysteme für Kfz aufweisen sollten. Bevorzugt webbasierte Lösungen bieten eine Vielzahl unterschiedlichster Optionen an, die sich auf die Effizienz der administrativen Arbeitsabläufe allgemein, aber auch in Bezug auf die Archivierung, positiv auswirken.

So präsentiert sich beispielsweise die automatische Verstoßkontrolle, die viele Archivierungssysteme für Kfz aufweisen, mit Vorteilen auf mehreren Ebenen. Denn als Unternehmen sind Sie zur Kontrolle möglicher Verstöße verpflichtet. Durch die softwaregestützte Automatisierung dieses Arbeitsschrittes sparen Sie wertvolle Arbeitszeit. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass kein Verstoß gegen die Ruhe- und Lenkzeiten übersehen und dadurch nicht entsprechend der Vorgaben behandelt wird.

Verfügen die Fahrzeuge Ihres Unternehmens sowohl über digitale wie auch analoge Tachografen mit Schaublättern, bieten sich Archivierungssysteme für Kfz mit spezieller Schaublattauswertung an. Auf diese Weise optimieren Sie den doch sehr großen Arbeitsaufwand für die detaillierte Kontrolle von Tachoscheiben.


Vor- und Nachteile der einzelnen Archivierungssysteme für Kfz

Ob Sie sich für eine webbasierte Lösung oder für die Softwarelösung für den PC entscheiden, hängt von der Ausgangssituation des Unternehmens ab. Trotzdem soll hier auf die Vor- und Nachteile beider Varianten eingegangen werden.


Webbasierte Lösung

  • Individuallösungen sind durch optionale Funktionen einfacher zu realisieren.
  • Webbasierte Archivierungssysteme für Kfz wachsen mit den Anforderungen mit.
  • Größere Auswahl an Funktionen.
  • Für kleine und große Unternehmen geeignet.
  • Automatische Updates.
  • Bedienung unabhängig vom eigenen Standort.
  • Zusätzlich zu den einmaligen Kosten jährliche Folgekosten.

 

Softwarelösung für PC

  • Individualisierungsgrad weniger hoch.
  • Vor allem für kleinere Unternehmen geeignet.
  • Bedienung ist standortabhängig.
  • Geringe Kosten.

Unabhängig davon, für welches der Archivierungssysteme für Kfz Sie sich entscheiden, benötigen Sie immer einen Downloadkey zum Auslesen der Daten. Auf diesen geht dieser Beitrag zu einem späteren Zeitpunkt detaillierter ein.


Wie sicher sind die Daten bei webbasierten Lösungen?

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für webbasierte Archivierungssysteme für Kfz, da diese Systeme durch ihre Unabhängigkeit von Standort und Zeitpunkt ein hohes Maß an Unabhängigkeit verleihen. Allerdings stellt sich für viele Anwender immer wieder die Frage, ob die Sicherheit tatsächlich im erforderlichen Ausmaß gewährleistet ist.

Diesbezüglich dürfen Sie sich beruhigt zurücklehnen und darauf vertrauen, dass die Anbieter größten Wert auf die Sicherheit der Anwendung und der übertragenen Daten legen. Denn die für Archivierungssysteme für Kfz eingesetzten Server sind zumeist um ein Vielfaches besser abgesichert, als so mancher Computer mit Internetzugriff im unternehmenseigenen Netzwerk. Diesbezüglich sollten die Sicherheitsvorkehrungen unter Umständen regelmäßig geprüft werden.

Renommierte Anbieter webbasierter Anwendungen legen großen Wert darauf, dass die Anwendung an sich sicher ist. Genauso selbstverständlich sollte dies für die Sicherheit der Webserver sein, mit denen Sie von Ihrem Computer aus über die Anwendung kommunizieren.

  • Webanwendungen sowie die dazu gehörenden Datenbanken befinden sich ausschließlich auf Servern in Rechenzentren mit deutschem Standort.
  • Inhaber des Rechenzentrums ist ein deutsches Unternehmen.
  • ISO 27001-Zertifizierung der genutzten Rechenzentren sowie für alle angebotenen Services.
  • Verschlüsselte Kommunikation

Entscheiden Sie sich für die webbasierte Lösung und fühlen Sie sich sicherheitstechnisch unsicher, sprechen Sie den Anbieter einfach auf dieses Thema an. Bestehen Sie darauf, dass er Ihnen die Vertragspartner und deren Qualifikation hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz nennt.


Sind Archivierungssysteme für Kfz mit allen digitalen Tachografen kompatibel?

Diese Frage ist einfach zu beantworten und lautet "Ja". Der Grund dafür liegt darin, dass das Auslesen der Daten von Fahrerkarten und Massenspeichern immer über einen Vermittler, den Downloadkey, erfolgt. Dieses kleine Gerät liest die Daten aus und speichert sie in einem integrierten Speichermodul. Die Übermittlung der ausgelesenen Daten an den PC erfolgt über die USB-Schnittstelle des Downloadkeys.

Die im Fachhandel erhältlichen Downloadkeys sind mit allen gängigen digitalen Tachografen kompatibel und speichern die Daten in einem für die Archivierungssysteme für Kfz lesbaren Dateiformat.

Hochwertige Downloadkeys besitzen eine integrierte Archivierungssoftware, auf die Sie über den PC zugreifen. Vor allem für kleine Unternehmen mit bis zu fünf Fahrzeugen und zehn Fahrern reicht der Downloadkey als Archivierungssystem oft vollkommen aus. Denn die auf dem Key befindliche Software eignet sich zum gesetzeskonformen Archivieren der Daten genauso wie für Auswertungen und Visualisierungen der Informationen. Entspricht der Funktionsumfang des Archivierungssystems auf dem Downloadkey Ihren Anforderungen, erübrigt sich der Einsatz zusätzlicher und kostenintensiver Archivierungssysteme für Kfz.

Allerdings ist der Downloadkey noch mehr als ein Archivierungssystem. Ausgestattet mit einem integrierten SD-Kartenleser ermöglicht er das Erstellen einer Sicherungskopie auf einem externen Datenträger, der eingelegten SD-Karte. Ein integriertes Chip-Lesegerät ist ideal zum komfortablen Auslesen der Fahrerkarten, ohne dass sich der digitale Tachograf in der Nähe befindet.


Für jeden Anspruch das richtige Archivierungssystem

Archivierungssysteme für Kfz erfüllen jeden individuellen Anspruch. Legen Sie großen Wert auf Flexibilität, sind webbasierte Anwendungen ideal. Für diese Variante sprechen vor allem der hohe Individualisierungsgrad sowie die Fähigkeit, dass diese Systeme mit den unternehmensseitigen Anforderungen an ein effizientes und komfortables Archivierungssystem mitwachsen. Trotz der wiederholten jährlichen Kosten für diese Lösungen erhalten Sie als Unternehmen eine kontinuierlich weiter entwickelte Anwendung, die sich sicherheitstechnisch und funktional immer auf dem aktuellsten Stand befindet.

Trotz der Vorteile der webbasierten Lösungen sind Archivierungssysteme für Kfz zur Installation auf dem PC, aber auch Downloadkeys als Archivierungssystem, ebenfalls zu empfehlen. Bei diesen Anwendungen handelt es sich bevorzugt um Lösungen mit einem zwar begrenzten, aber für viele Unternehmen absolut ausreichenden, Funktionsumfang.

Für welche Variante Sie sich auch entscheiden: Jede Softwarelösung eignet sich für die gesetzeskonforme Archivierung aller Daten aus dem digitalen Tachografen.

 



« Zurück zur Blog-Übersicht